Uznanie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego które wybierzemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy sumiennie przygotują się do tematu. Jeśli wypatrujesz sali szkoleniowej bądź konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny powinny być przyzwoicie oświetlona oraz przewietrzana, by uczestnicy nie zasypiali oraz byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odnaleźć się projektor, stosowna tablica (najodpowiedniej interaktywna). Program konferencji też ma obowiązek być prawidłowo ułożony, tak aby nie zmuszać uczestników do nadmiernego wysiłku.
Muszą być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są naturalnie w stosunku do uczestników zebrania, bo od nich zależy czy wskazane cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego kłopotu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się słusznie przygotować, prezentacje muszą być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające i integrujące robotników, np. paintball czy też inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Ważną kwestią jest też oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub też napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali powinna być także możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się również rzutniki. Znaczącą rzeczą są także gniazda elektryczne i telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację.
